Aktindsigt er en grundpille i det danske demokrati. Det er adgangen til viden, der skaber tillid mellem borgere, medier og forvaltning, og det er en opgave, som kommunerne tager dybt alvorligt. Men det er også en opgave, der vokser i både kompleksitet og omfang.
Mængden af dokumenter og aktindsigtsanmodninger bliver større. Kravene til hurtig og præcis sagsbehandling stiger. Mængden af personfølsomme oplysninger er høj, og forventningen om fejlfrie processer er helt legitim. Derfor har mange kommuner i dag et pres på ressourcerne, når de skal håndtere aktindsigter forsvarligt og effektivt.
Med Insight Tools ønsker vi at støtte kommunerne i netop den balance: At levere åbenhed og transparens – samtidig med at sagsbehandlere får et moderne, intelligent værktøj, der gør arbejdet lettere og mere sikkert.
AI som motor for en mere effektiv aktindsigtsproces
Insight Tools er udviklet til at afhjælpe den del af aktindsigtsarbejdet, der typisk sluger mest tid og skaber flest manuelle gentagelser. Her spiller AI en central rolle.
OCR-teknologi som AI i praksis
Mange dokumenter i en aktindsigt består af scannede filer, billeder eller gamle PDFer. Her bruger Insight Tools AI-baseret OCR-teknologi, som automatisk genkender tekst, også når den ikke findes digitalt i forvejen. Det betyder, at kommunens medarbejdere kan:
- søge i ellers utilgængeligt indhold
- finde navne, CPR-numre, adresser og andre følsomme oplysninger
- markere oplysninger hurtigt og præcist til redigering
OCR er en af de mest gennemprøvede former for AI, og i Insight Tools er teknologien integreret på en måde, der understøtter kommunens krav til datasikkerhed og GDPR.
En løsning, der er udviklet til kommunernes hverdag
Vi ved, at aktindsigt ofte involverer mange systemer, mange dokumentversioner og en stram tidsplan. Insight Tools er udviklet til at spejle den virkelighed – og gøre arbejdere enklere uden at gå på kompromis med grundigheden:
- Søgning på tværs af hele sagsmaterialet – også i scannede dokumenter
- Automatiseret identificering af følsomme oplysninger via ordlister og søgesæt
- Intelligent redaction, hvor oplysninger fjernes eller sløres sikkert
- Mulighed for at samle og reorganisere dokumenter, uden at de oprindelige filer ændres
- Sikker udstilling til modtager, inkl. adgangskontrol via fx MitID
På den måde kan sagsbehandlere bruge tiden på vurderinger og faglighed frem for manuelle processer med udprintning, overstregning, gen-scanning mv.
For kommunale beslutningstagere: Effektivisering uden at miste kontrol
Når kommuner implementerer Insight Tools, ser vi typisk tre effekter:
- Mindre manuelt arbejde – uden at gå på kompromis med kvalitet og grundighed
AI hjælper med det grove, gentagne arbejde, men den faglige vurdering ligger fortsat hos sagsbehandleren. Det er en vigtig balance, som vi har et stort fokus på i udviklingen af løsningen. - Større sikkerhed i håndteringen af persondata
Automatiske søgninger reducerer risikoen for menneskelige fejl i store dokumentmængder. - Øget kapacitet i en tid med voksende krav
Når mere af processen understøttes digitalt, frigives tid. Tid der i stedet kan anvendes til andre kerneopgaver i forvaltningen.
En moderne tilgang til en demokratisk kerneopgave
For os er det vigtigt, at Insight Tools aldrig reducerer aktindsigt til en “proces”, der blot skal effektiviseres. Aktindsigt er – og bliver ved med at være – en af de mest centrale mekanismer for demokratisk kontrol i Danmark.
Derfor er vores ambition at give kommunerne et værktøj, der:
- respekterer opgavens alvor
- styrker kvaliteten af sagsbehandlingen
- giver medarbejdere mere overskud
- forbedrer datasikkerheden
- og gør det muligt at håndtere stigende mængder, uden at gå på kompromis
Med AI og moderne dokumentteknologi kan vi løfte en opgave, der både kræver omhu og åbenhed og gøre det i en form, der understøtter både borgernes rettigheder og medarbejdernes hverdag.
Vil du vide mere om Insight Tools?
Læse mere om løsningen, dens features og integrationsmulighederne til ESDH og andre løsninger her >
