Nye integrationer til Public 360°
Både FilArkiv og Insight Tools kan nu integreres Public 360°. Det sikrer brugerne enklere arbejdsgange og understøtter en høj grad af datasikkerhed – samt åbner for nye muligheder i behandlingen af aktindsigtssager.
FilArkiv samler og tilgængeliggør scannede og elektroniske dokumenter i et digitalt arkiv. Med effektiv søgning, automatiseret dokumentbehandling og fleksible muligheder for sikker udstilling bliver det lettere at finde, bruge og dele organisationens dokumentation, samtidig med at adgangen kan tilpasses formålet og modtageren.
FilArkiv er nemt at bruge, der er ingen nedbrud, og det fungerer efter hensigten. Det er lige sådan noget, der er vigtigt for én som mig: At det virker, og jeg ikke skal bekymre mig.
Tanja Michelsen
Administrativ Medarbejder, Skanderborg Kommune
Ét digitalt arkiv til jeres dokumenter
FilArkiv kan bruges til kommunale byggesager, miljøsager, personalesager, tegninger, kundesager og historiske arkivalier. Løsningen understøtter digitalisering af fysiske arkiver og gør det muligt at søge i dokumenter, der ellers kan være vanskelige at finde og genbruge.
Digitalisering og arkivering af fysiske dokumenter.
Samlet adgang til historiske sager og dokumentation.
Søgning i scannede dokumenter og ældre PDF-filer.
Mulighed for at gøre dokumenter tilgængelige for medarbejdere, borgere og virksomheder.
Sådan fungerer FilArkiv
FilArkiv kombinerer funktioner til søgning, dokumentbehandling og sikker udstilling, så arkivet bliver lettere at anvende i den daglige sagsbehandling. Dokumenterne bliver ikke blot bevaret, men også lettere at finde, behandle og stille til rådighed for de rette modtagere.
Gør scannede dokumenter og ældre PDF-filer søgbare.
Hjælp brugerne med at finde relevante dokumenter og sager.
Knyt relevante dokumenter til geografiske oplysninger, eksempelvis i forbindelse med byggesager.
Understøt beskyttelsen af følsomme oplysninger ved udstilling af dokumenter, hvor funktionen er relevant og konfigureret.
Gør dokumenter tilgængelige via arkivet eller den relevante delingsportal.
Sikker udstilling og kontrolleret adgang
Når dokumenter skal deles med borgere, virksomheder eller andre eksterne modtagere, er det vigtigt, at materialet er tilgængeligt på den rigtige måde. Med FilArkiv kan dokumenter udstilles digitalt, enten med fri adgang eller via beskyttet adgang, afhængigt af materialet og formålet. Det giver mulighed for at gøre relevant dokumentation tilgængelig uden at gå på kompromis med behovet for at kontrollere adgangen.
Integrationer
FilArkiv kan integreres med eksisterende ESDH-systemer, så dokumenter lettere kan overføres til arkivering, og arbejdsgangene hænger bedre sammen. Det giver organisationen mulighed for at bygge videre på sine eksisterende systemer og samtidig gøre arkiveret dokumentation lettere at finde og anvende.
Acadre
eDoc
KMD Nova
Public 360°
SBSYS
Den nye integration til Tietoevry Public 360° gør overførslen af dokumenter til arkivering lettere og understøtter en enkel arbejdsgang med fokus på datasikkerhed.
FilArkiv AI-plugin
Med FilArkiv AI-plugin kan kommuner koble byggesagsarkivet direkte til egne fagsystemer og AI-værktøjer uden at sende data til offentlige cloud-tjenester. Det åbner samtidig mulighed for at udtrække pseudonymiserede datasæt til AI-træning og analyse.
Moduler
FilArkiv er modulopbygget, så I kan vælge den funktionalitet, der passer til jeres arbejdsgange og krav til arkivering, adgang og udstilling. Uanset om behovet er at bevare dokumenter, gøre dem søgbare eller stille dem til rådighed digitalt, kan løsningen sammensættes med udgangspunkt i organisationens behov.
Med FilArkiv har vi skabt en løsning, der let integreres i jeres daglige arbejde.
En basislicens inkluderer:
I løsningen indgår desuden forskellige rapporter, kontrollister, etc. og adgang til offentlige dataregistre.
Et ekstra arkiv udvider lagerpladsen, men sikrer også opdelingen mellem forskellige forvaltninger eller fagområder.
Vores kunder anvender ofte et separat arkiv til fx:
Ekstra lagerplads sikrer, at du har plads til alle dine filer.
FilArkivs REST-baseret API giver rige muligheder for at lave forskellige former for integrationer.
Det kan fx anvendes til:
Med ESDH-modulet kan du let overføre sager og dokumenter fra dit ESDH til FilArkiv, så du kan gøre sagerne tilgængelige for flere, fx borgere og eksterne rådgivere.
Alle dokumenter, der overføres, bliver automatisk konverteret til PDF-filer og screenes for følsomme oplysninger ift. GDPR etc.
Vi integrerer til:
Indeholder dit arkiv adresser, kan dette modul være relevant for dig.
Modulet spærrer automatisk sager på adresser, hvor der enten er en registreret en person eller en ejendomsejer med adressebeskyttelse. Det sikrer din GDPR-compliance.
Modulet findes i flere udgaver afhængig af din samarbejdspartner på de offentlige grunddata.
FilArkiv opdateres dagligt via datakilderne LIFA WS, LIFA LOIS og KMD Cognito (udfases).
Vores geokoder-modul er relevant, hvis I behandler sager, der strækker sig over større geografiske områder og flere matrikler, fx bygge- og miljøsager.
Modulet har flere fordele:
Det sparer tid, besvær og gør registrering af sager på tværs af matrikler, ejendomme, adresser etc. lettere.
PDF-værktøjet giver mulighed for redigering af dokumenter direkte i FilArkiv. Derfor behøver du hverken Adobe Pro eller tilsvarende for at kunne foretage ændringer i PDF-dokumenter.
Med PDF-værktøjet kan du også lave effektiv og sikker sletning af følsomme oplysninger, fx i forbindelse med aktindsigter eller andre GDPR-relaterede opgaver.
PDF-værktøjet i FilArkiv er det samme som Insight Tools, der også findes i en standalone-udgave.
Læs mere her >
OCR-modulet undersøger alle de PDF-dokumenter, der indlæses i dine arkiver og tilføjer automatisk manglende tekster på alle sider, skærmbilleder, fotos, etc.
Det sikrer, at alle dine dokumenter er fuldt søgbare på alle sider.
FilArkiv er et godkendt system til arkiveringsversioner til Rigsarkivet. Det betyder, at FilArkiv kan levere data i et format, der er godkendt til bevaring for eftertiden.
Arkiveringsversionen leveres til fast pris pr. projekt afhængig af antal arkiver og dækker eventuelle genleverancer til Rigsarkivet.
Hvor FilArkiv er designet til jeres interne arbejde i organisationen, er FilArkiv Public vores delingsportal, der gør det muligt at publicere hele eller dele af arkivet til eksterne.
Med FilArkiv Public kan I altså give en generel adgang eller udstille sagen til én eller flere modtagere.
Det kan fx benyttes i aktindsigtssager til deling af filer i en tidsbegrænset periode, ligesom det kan benyttes til at udstille ikke-følsomme dokumenter permanent til at nedbringe antallet af aktindsigtssager, fx ved udstilling af byggesager eller tekniske tegninger på ejendomme.
Ønsker I at udstille dokumenter til borgere og virksomheder, der ikke skal være offentligt tilgængelige, så vælg modulet NemLog-in.
Med NemLog-in kan sager udstilles beskyttet med MitID. Dvs. at brugere kun kan få adgang til sagens dokumenter ved at logge ind med deres MitID (vi understøtter både MitID privat og MitID erhverv), og du kan derfor trygt udstille selv følsomme dokumenter til én eller flere navngivne modtagere.
Skal du være helt sikker på, at der ikke udleveres følsomme oplysninger i en travl hverdag, så er vores indholdsblokker en smart tilføjelse til FilArkiv Public.
Indholdsblokkeren screener automatisk alle dokumenter, der deles, og fjerner almindelige personoplysninger on-the-fly, når eksterne brugere i FilArkiv Public downloader filer fra FilArkiv.
Det sikrer din GDPR-compliance og følger Datatilsynets vejledning om ikke at offentliggøre almindelige personoplysninger i offentlige webarkiver. Nemt og sikkert!
Cases
Skanderborg Kommune
32 kommuner
Odder Kommune
En tryg vej fra implementering til daglig drift
FilArkiv understøttes af onboarding, undervisning og support, så løsningen kan blive en velfungerende del af organisationens daglige arbejde.
Opsætning i samarbejde med organisationens systemansvarlige.
Introduktion til brugerne, uddannelse af superbrugere og løbende demoer af nye funktioner.
Support inkluderet i licensprisen.
Brugerforum
Som FilArkiv-bruger bliver du en del af et fællesskab, hvor du kan hente viden, udveksle erfaringer og bidrage til den videre udvikling af løsningen. Du får:
Udveksl erfaringer med andre brugere.
Få adgang til relevant viden om løsningen.
Bidrag med idéer og erfaringer til den videre udvikling.
Book en demo
Oplev, hvordan FilArkiv kan gøre jeres dokumenter lettere at finde, håndtere og dele. Vi tager udgangspunkt i jeres behov og viser, hvordan løsningen kan passe ind i jeres eksisterende systemlandskab.
Både FilArkiv og Insight Tools kan nu integreres Public 360°. Det sikrer brugerne enklere arbejdsgange og understøtter en høj grad af datasikkerhed – samt åbner for nye muligheder i behandlingen af aktindsigtssager.
Du finder os på stand E32, hvor vi har pakket standen med produktnyheder og gode muligheder for en snak om, hvordan AI kan gøre en forskel i den kommunale hverdag.
Med FilArkiv AI-plugin kan kommunerne koble byggesagsarkivet direkte til egne fagsystemer og AI-værktøjer – uden at sende data til offentlige cloud-tjenester. Samtidig bliver det muligt at udtrække pseudonymiserede datasæt til AI-træning og analyse.
Vi har mere end 30 års erfaring med softwareudvikling, OCR-behandling og digitalisering af dokumentarkiver i kommuner, styrelser, ministerier og virksomheder.
Derfor kender vi udfordringerne og kan bidrage med de bedste løsninger. Vi hjælper jer med at få dem i drift og sikre, at de gør jeres daglige arbejde meget lettere.
