På rådhuset i Ringkøbing-Skjern er medarbejderne blevet meget hurtigere til at behandle sager med personhenførbare oplysninger takket være indførelsen af værktøjet fra JO Informatik, som automatisk kan scanne og ekstrahere fortrolige oplysninger og fyord fra dokumenter.
Et smart værktøj har gjort det nemmere for Ringkøbing-Skjern Kommune at klargøre sager om aktindsigt
Ligesom andre kommuner har Ringkøbing-Skjern Kommune et stigende antal sager om aktindsigt. Det betyder, at den eller de sagsbehandlere, der skal gennemgå en sags dokumenter for at anonymisere personhenførbare oplysninger, bruger stadigt mere tid på aktindsigtssager.
”Vi var derfor meget interesseret, da vi erfarede, at JO Informatik havde udviklet et nyt værktøj, som kunne lette dokumentgennemgangen,” fortæller proceskonsulent Birgit Rønnow fra Digital Udvikling i Ringkøbing-Skjern kommune.
”Efter at have anvendt værktøjet Insight Tools fra JO Informatik i mere end et halvt år i flere af vores forvaltninger må vi konkludere, at det er et smart system, som folk er glade for. Vi sparer tid, papir og printerpatroner, har færre fejl og slipper for en del ensidigt gentaget arbejde. Nu behøver vi ikke at printe og manuelt gennemgå hundreder eller tusinder sider i en sag for at strege fyord og personhenførbare oplysninger over. Og risikoen for at overse noget er også blevet mindre,” fremhæver Birgit Rønnow.
Integreret med ESDH-system og andre fagsystemer
Dokumenter udveksles direkte mellem Insight Tools og ESDH-systemet eDoc fra Fujitsu. Og når en sag er klar til udlevering, kan der fra eDoc sendes et link til modtageren med de færdigbehandlede sagsdokumen-ter, som kan åbnes ved at bruge NemID.
”Det giver ekstra sikkerhed at vide, at modtageren er den rette og at sagens dokumenter ikke kommer i de forkerte hænder. Kommunen får både gemt en kopi af det sendte og logget, hvem der har åbnet dokumen-terne. Det giver en god dokumentation på sagen,” siger Birgit Rønnow.
Samtidigt gør Insight Tools det nemt at samle flere forskellige dokumenter til et samlet dokument. Selv hvis der er tale om tusindvis af sider.
Bruges til mange opgaver
Især de af Birgit Rønnows kollegaer, der behandler mange personsager, sager om aktindsigt eller sender dokumenter til forsikringsselskaber og pensionskasser m.v., fortæller, at deres arbejde er blevet meget nemmere og hurtigere.
I børnesager eller personsager vil man typisk gerne kunne finde de CPR-numre, der er forskellige fra den borger, som sagen omhandler. Det kan eksempelvis være familiemedlemmer.
Samtidigt skal brugerne af værktøjet dog helst være nogen, som i forvejen kender sagen, så de ved, hvilke typer oplysninger, de skal lede efter.
Typisk er der en mindre kreds af brugere i hver fagforvaltning. I teknisk forvaltning bruges Insight Tools konsekvent til alle bygge- og plansager, så her er særligt mange brugere.
”Vi har også fundet ud af, at Insight Tools er nyttigt at bruge, hvis dokumenter skal bruges i udvalg. Her ekstraherer vi personhenførbare oplysninger, så de ikke er synlige, når åbne udvalgssager og tilhørende dokumenter bliver publiceret offentligt på vores hjemmeside,” siger Birgit Rønnow.
Sådan kom Ringkøbing Skjern Kommune i gang
Da Birgit Rønnow holdt introduktionsmøde for sine kolleger om GDPR og Insight Tools, var der fuldt hus med 120 deltagere, som kom for at høre mere om, hvordan kommunen bedst muligt håndterer data om borgerne.
Rent praktisk har Birgit Rønnow på kommunens intranet publiceret vejledninger til Insight Tools. Hun tager også gerne ud og underviser brugerne, ligesom forvaltningernes egne superbrugere foretager sidemandsoplæring.
Og hvis der er nogen supportopgaver, prøver Birgit først selv at løse problemet, inden hun eventuelt kontakter JO Informatik.
”Det er lækkert med en samarbejdspartner som JO Informatik, der er nem at komme i kontakt med og meget lydhør i forhold til vores behov. De er hurtige til at løse de udfordringer, der måtte opstå. For eksempel havde vi et dokument på 6.500 sider, vi ikke kunne arbejde med i Insight Tools. Her gik JO Informatik ind og ændrede lidt på systemet, og ti minutter senere kunne vi arbejde med dokumentet. Det er god service,” siger Birgit Rønnow.
Måtte ikke fjerne adgang til systemet
Birgit Rønnow forestiller sig, at andre kommuner også kan få stor glæde af at bruge Insight Tools, for hun synes det er et godt værktøj. Det brænder så at sige de oplysninger væk, som man ikke må videregive.
”Jeg kan kun anbefale systemet. Det er nemt at bruge, kan tilrettes med de ord, man vil ekstrahere i de forskellige forvaltninger, og det går hurtigt,” siger hun.
Begejstringen er hun ikke ene om. I hvert var der lige ved at lyde et ramaskrig, da hun halvt i spøg sagde, at hun da også bare kunne fjerne adgangen til systemet. Det ville hendes kolleger på ingen måde høre tale om.
