Case: Silkeborg kommune

Danskudviklet softwarerobot gør det lettere for Silkeborg kommune at ekstrahere følsomme oplysninger ved sager om aktindsigt.

Silkeborg kommune har det seneste halvandet år* haft 948 anmodninger om aktindsigt fra 678 borgere, hvorfor kommunen i perioden har skullet gennemgå og ekstrahere fortrolige og personfølsomme oplysninger i sammenlagt 12.000 dokumenter. 

Det er selvsagt en opgave, som lægger beslag på mange medarbejdertimer. 

Men takket være et nyt samarbejde mellem Dataproces, som er kommunens leverandør af fagsystemet MinSag, og JO Informatik, som har udviklet en dansk OCR-tjeneste, kan kommunen fremover løse sine ekstraheringsopgaver ved sager om aktindsigt lidt lettere og formentlig i en endnu højere kvalitet. 

Mie Bisgaard Pedersen fra Dataproces fortæller om Silkeborgs løsning: 

”Dataproces’ løsning, der hedder MinSag, har indbygget filtreringsfiltre til at opfange de fleste fortrolige data, som ikke skal videregives ved sager om aktindsigt. Det har vi i Silkeborg kommunes løsning kombineret med JO Informatik’s Online OCR-tjeneste, som giver en høj sikkerhed for, at alle fortrolige oplysninger bliver identificeret og ekstraheret.” 

Mie Bisgaard Pedersen hæfter sig især ved, at OCR-tjenesten i modsætning til mange udenlandske konkurrenter er udviklet til dansk sprogbrug og ikke har nogen problemer med af genkende særlige danske tegn og bogstaver såsom æ, ø og å i pdf-filer. Og det er selvsagt vigtigt for ikke at overse noget i ekstraheringen. 

Foreløbigt er MinSag installeret i halvdelen af kommunens seks forvaltninger, men forventes også at blive udrullet i Silkeborgs øvrige forvaltninger. Og indtil videre er der ikke blevet rapporteret nogen fejl i ekstraheringsopgaverne ved aktindsigt. 

”JO Informatik’s løsning er meget gennemarbejdet, og ligesom os har de som mangeårig leverandør et indgående kendskab til kommuners arbejdsgange og krav. Vi er også i dialog med andre kommuner om at bruge den fælles løsning. Vores mission er gennem digitalisering at hjælpe kommuner med at effektivisere administrative opgaver,” siger Mie Bisgaard Pedersen fra Dataproces. 

Interesserede kan læse mere på http://www.dataproces.dk/produkter/driftsoptimering/min-sag.php og https://www.jo-informatik.dk/filarkiv/

* Opgørelsen er foretaget for perioden februar 2017 – august 2018. 

Se flere cases

Case: Odder Kommune

Tre år efter Odder Kommune havde indført FilArkiv som digitalt byggesagsarkiv og ville opdatere arkivet med de seneste års byggesager, opstod en række udfordringer. Kommunen havde nemlig ikke løbende opdateret arkivet. Men vi fandt en løsning.

Læs casen »