Skanderborg Kommune har brugt FilArkiv siden 2013, og det er i dag en fuldt integreret del af Plan, Teknik- og Miljøafdelings daglige arbejde, der hvert år sparer kommunen tusindvis af timer på manuel borgerbetjening.
Der scannes, arkiveres og udstilles dokumenter på alle de tekniske områder. Kommunens 25 brugere anvender FilArkiv som digital arkivløsning til sager på byg, miljø, BBR, ejendom og vand. Derudover har brandvæsenet en kiggeadgang, som bruges til opslag forud for tilsynsbesøg. At FilArkiv er så integreret i de daglige arbejdsgange, giver fordele i hverdagen:
“Det er nemt at bruge, der er ingen nedbrud, og det fungerer efter hensigten. Det er lige sådan noget, der er vigtigt for én som mig: At det virker, og jeg ikke skal bekymre mig,” siger Administrativ Medarbejder, Tanja Michelsen.
FilArkiv er et centralt værktøj i hverdagen
Skanderborg Kommune har benyttet FilArkiv i mange år, og med FilArkiv Public bliver alle relevante dokumenter udstillet, så borgerne kan tilgå dem, når de har brug for dem. Og det har de: I 2025 blev der i snit foretaget 96 søgninger og 207 downloads pr. dag af eksterne brugere i det offentlige arkiv. Samtidig var der hele 6.500 interne downloads i løbet af året.
“Arkiveringen og udstillingen i FilArkiv Public betyder, at borgerne selv kan hente den information, de har brug for, i stedet for at vi skal hjælpe dem manuelt,” fortæller Administrativ Medarbejder Tanja Michelsen, der selv har været superbruger igennem 5 år.
Hun arbejder bl.a. med de sager, der på grund af størrelse eller password-beskyttelse ikke er så simple at få ind i systemet. Her sikrer hun i samarbejde med os, at dokumenterne uploades og udstilles korrekt på sagerne til dem, der skal kunne se dem.
“Det er en løbende opgave at sikre, at vi kan få alle de relevante dokumenter ind i FilArkiv, men tallene viser jo også, at det kommer mange til gavn, og det er jo nyttigt, at både borgere, brandvæsen og kollegerne kan orientere sig uden at vi skal finde og udlevere dokumenterne hver gang,” konkluderer hun.
Moderne teknisk arkitektur i det nye FilArkiv
I november 2024 flyttede Skanderborg over på den nye version af FilArkiv, der har mange fordele både under og over motorhjelmen. Det nye FilArkiv sikrer nemlig et teknisk framework, der gør det lettere for os at skubbe opdateringer ud, men den forbedrer også brugeroplevelsen ved at flere processer er blevet hurtigere. Og i tæt samarbejde med brugerne, udvikles både brugerflade og integrationen til ESDH.
“Jeg er glad for, at vi har et setup med FilArkiv og vores ESDH, der understøtter vores arbejdsgange og samtidig er moderniseret i den tekniske arkitektur,” afslutter Tanja Michelsen.