Hvad betyder OCR, og hvorfor er det vigtigt for digital arkivering?

Når kommuner, myndigheder og virksomheder digitaliserer dokumenter, er OCR en af de vigtigste teknologier i processen. Men hvad betyder OCR egentlig – og hvorfor er det så afgørende for effektiv digital arkivering? I dette indlæg får du en klar og praktisk gennemgang af, hvad OCR er, hvordan det virker, og hvorfor teknologien spiller en nøglerolle i moderne dokumenthåndtering.

OCR står for Optical Character Recognition – på dansk optisk tegngenkendelse. Det er en teknologi, der gør det muligt at konvertere scannede dokumenter, billeder og PDFer til redigerbar og søgbar tekst.

Med OCR bliver et billede af tekst (fx en scannet byggesag fra 1987) omsat til maskinlæsbare data, som kan søges frem på et øjeblik. Uden OCR er et scannet dokument blot en billedfil – med OCR bliver det en aktiv del af jeres digitale arkiv.

Hvorfor er OCR vigtigt?

Når arkiver digitaliseres, står mange organisationer med enorme mængder scannede PDF’er. Uden OCR kræver det manuel håndtering eller gennemlæsning at finde de rette dokumenter. OCR gør det muligt at:

1. Søge i dokumenter: OCR gør alle ord i dokumentet søgbare.Det betyder, at medarbejdere kan finde oplysninger hurtigere, uanset om dokumentet er 5 eller 50 år gammelt.
2. Spare tid på sagsbehandling: Når byggesager, borgerhenvendelser, historiske dokumenter og kontrakter er OCR-behandlede, kan sagsbehandlere:
   • Søge efter specifikke navne, adresser eller begreber
   • Navigere hurtigt i store PDF’er
   • Undgå manuel gennemgang af lange dokumenter.
3. Understøtte korrekte beslutninger: Søgbar tekst reducerer risikoen for fejl. Relevant information fremgår tydeligt – også den, der ellers ville være gemt dybt i gamle scanningsfiler.
4. Hjælper til at overholde arkiv- og GDPR-krav: OCR skaber bedre dokumentstyring og gør det lettere at:
   • Finde og udlevere dokumenter i forbindelse med aktindsigt
   • Identificere persondata i dokumenter
   • Lokalisere specifikke oplysninger, der skal anonymiseres.
5. Fremtidssikre arkivet: OCR-behandling sikrer, at dokumenterne forbliver brugbare i fremtiden – også når andre systemer eller processer ændrer sig.

Sådan fungerer OCR i praksis

Når et dokument OCR-behandles, sker der følgende:

1. Dokumentet scannes (hvis det ikke allerede er digitalt)
2. OCR-motoren analyserer billedet af teksten
3. Tegn og ord genkendes og konverteres til digital tekst
4. PDF’en gemmes som en søgbar fil med både billede og tekstlag
5. Dokumentet kan nu indekseres, søges, markeres, kopieres og anonymiseres

I vores løsninger – fx i FilArkiv – sker OCR-behandlingen som en integreret del af digitaliseringen, så dokumenterne bliver fuldt søgbare fra første øjeblik.

Hvilke dokumenter har mest gavn af OCR?

OCR er særligt værdifuld for:

• Historiske dokumenter, fx gamle byggesager
• Scannede breve og borgerhenvendelser
• Rapporter, notater og kontrakter
• Dokumenter med håndskrift
• Dokumenter, der senere skal indgå i aktindsigtssager

Kort sagt: alt, der er scannet og alt, der indeholder tekst.

OCR og aktindsigt: En uundværlig kombination

Aktindsigt kræver en præcis og hurtig dokumentgennemgang. Med OCR bliver aktindsigtsbehandling både hurtigere og mere sikker, fordi:

• Tekst kan søges frem
• Følsomme oplysninger kan findes via søgeord
• Dokumenter lettere kan anonymiseres
• Store sager kan gennemgås hurtigere
  

Derfor er OCR også en nøglefunktion i vores aktindsigtsløsning Insight Tools, som håndterer aktindsigt og anonymisering.

OCR i FilArkiv og Insight Tools

Vi har arbejdet med digitalisering og arkivering i mange år, og OCR er integreret i flere af vores løsninger:

• FilArkiv: OCR gør arkiver søgbare og lette at arbejde med
• Insight Tools: OCR understøtter effektiv aktindsigt og anonymisering

Uanset om du har 10.000 eller 10 millioner dokumenter, er OCR en af de vigtigste byggesten i en moderne digital arkivstrategi.

Kort sagt: OCR er fundamentet for brugbare digitale arkiver

Uden OCR bliver digitalisering primært lagring af billeder. Med OCR bliver dokumenterne:

• Søgbare
• Analyserbare
• Mere sikre
• Lettere at sagsbehandle
• Mere værdifulde for organisationen

OCR er derfor en forudsætning for at høste den fulde værdi af digital arkivering – og en central del af vores løsninger.