Aarhus’ borgere får hurtigere svar med digital byggesagsbehandling
Siden Aarhus Kommune i 2022 skiftede til FilArkiv og Insight Tools og digitaliserede byggesagsbehandlingen, er der sket en mærkbar effektivisering af de interne arbejdsprocesser.
Manuelle processer var langsommelige og besværlige
Inden Aarhus Kommune fik FilArkiv og Insight Tools, foregik behandlingen af dokumenter i byggesager manuelt. Det vil sige, at dokumenterne ved scanning skulle gennemgås for følsomme oplysninger, der ikke måtte udstilles offentligt, og de skulle streges ud med tusch inden scanningen.
I 2022 implementerede Aarhus Kommune så FilArkiv og Insight Tools. Selve onboardingen tog et par måneder med det tekniske setup og undervisningen af kommunens brugere.
Digitaliseret sagsbehandling gør dokumenthåndteringen lettere og mere sikker
I dag er alle byggesagsdokumenter digitaliseret og behandles via FilArkiv og Insight Tools. Det betyder, at sagsbehandlerne nemt kan fremsøge relevante dokumenter i FilArkiv og med Insight Tools fremsøges og redactes følsomme oplysninger som navne, adresser eller andre informationer.
“Insight Tools er simpelt hen et nødvendigt værktøj til vores sagsbehandling. Ellers ville sagsbehandlingen blive langt mere tidskrævende,” fortæller Charlotte Kruse Hansen, der er Teknisk Designer i Teknik & Miljø.
Hun uddyber:
“Insight Tools er et godt værktøj, fordi det er let og hurtigt at bruge. Det gør sagsbehandlingen lettere og mere sikker. Jeg bruger det hver dag.”
Kortere sagsbehandlingstid og hurtigere svar
Digitaliseringen af byggesagsbehandlingen sparer ikke bare kommunens sagsbehandlere for manuelt arbejde og tid, det kan også mærkes i antallet af fejl og i betjeningen af borgerne:
“Fordi Insight Tools er så god en løsning, får borgerne hurtigere svar på deres byggesager. Jeg kan slet ikke forestille mig ikke at bruge det,” afslutter Charlotte Kruse Hansen.
Baggrund
Aarhus Kommune har brugt FilArkiv og Insight Tools siden 2022. De bruger Insight Tools til digital behandling af både byggesager og aktindsigter.
Vil du vide mere om, hvordan FilArkiv og Insight Tools kan effektivisere sagsbehandlingen i din kommune?