Fra den første anmodning til sikker udlevering og journalisering: Insight Tools Aktindsigter samler hele aktindsigtssagen i én digital arbejdsgang og kobles til organisationens ESDH- og fagsystemer, så dokumenter, metadata og journalisering kan håndteres på tværs af systemerne.
Aktindsigt kan hurtigt blive en omfattende opgave for kommuner, regioner og styrelser. Anmodninger skal registreres, frister skal overholdes, dokumenter skal indsamles fra forskellige systemer, oplysninger skal eventuelt undtages, og materialet skal sendes sikkert til den rette modtager.
Det er netop det samlede forløb, vores nye løsning, Insight Tools Aktindsigter, er udviklet til at håndtere.
Én digital løsning fra anmodning til afslutning
Insight Tools Aktindsigter følger sagen gennem en fast procesguide med op til ni trin: Fra modtagelse og eventuel præcisering til indsamling af akter, redaction, afgørelse, forsendelse, journalisering og afslutning.
Og der er fokus på at gøre arbejdet så let og overskueligt som muligt for brugeren: Procesguiden opdateres løbende, når sagsbehandleren udfører arbejdet. Trin, der ikke er relevante for den konkrete sag, vises ikke.
Samtidig beregnes frister automatisk efter den valgte lovgivning og danske helligdage, mens forsiden giver overblik over sager under behandling, overskredne frister, kommende frister og egne opgaver.
Indsamling, redaction og udlevering i samme løsning
Insight Tools Aktindsigter kan hente materiale fra ESDH- og fagsystemer, håndtere dokumenter og bilag og samle materialet i en aktliste.
Til redaction er der et indlejret PDF-værktøj fra Insight Tools. Redactions kan gemmes som kladder og gennemgås af en anden medarbejder, før filen låses som en ny version. Originalen ændres aldrig.
Når afgørelsen er truffet, kan materialet sendes via flere kanaler, blandt andet Digital Post, sikker post, Mit.dk, mail, print, drev eller digital udleveringsboks.
Sikker digital udlevering med FilArkiv Boksen
FilArkiv Boksen kan bruges til sikker digital udlevering af materialet sammen med Insight Tools Aktindsigter.
Anmoderen modtager et personligt link og henter dokumenterne i en enkel, borgervendt udleveringsboks uden at skulle logge ind i myndighedens sagssystem. Boksen understøtter blandt andet udløbsdato, engangskode via e-mail og identitetsbekræftelse med MitID. Systemet kan desuden afgrænses yderligere, så det kun er en specifik person eller virksomhed, der kan få adgang.
Dokumentation hele vejen
En central del af løsningen er sporbarheden. Alle handlinger på sagen registreres således i en auditlog, mens der føres en fuld revisionslog for de enkelte filer. Det betyder blandt andet, at versioner, konverteringer, redactions og manuelle erstatninger kan dokumenteres.
Også forsendelser registreres med kvitteringer, og sagen kan indeholde en oversigt til anmoderen over, hvilke oplysninger der er undtaget, og hvorfor.
Det gør det muligt at følge sagen tilbage og dokumentere, hvad der er sket – også hvis sagen senere bliver genstand for en klage.
Tilpasset den enkelte myndighed
Løsningen er bygget med konfiguration som en central del. Egne administratorer kan blandt andet opsætte organisation, afdelinger og roller, lovgivning og frister, brevskabeloner, klageinstanser, mail, Digital Post og integrationer.
Insight Tools Aktindsigter har et generisk integrationsinterface til ESDH- og fagsystemer, så dokumenter og metadata kan hentes ind i sagen og materialet efterfølgende journaliseres tilbage.
FilArkiv, filsystem-import og mappe-journalisering leveres som en del af løsningen, mens blandt andet Acadre og Public 360° er understøttet af integrationsrammen og kan implementeres pr. organisation.
Klar til offentlig administration
Adgang kan styres gennem roller, afdelinger og politikker, mens løsningen understøtter blandt andet totrinsbekræftelse, kryptering af CPR-oplysninger, sletteperioder, IP-regler og omfattende logning.
Løsningen er samtidig udviklet med fokus på tilgængelighed og understøtter WCAG 2.1 AA-krav i centrale brugerflows.
AI-plugin er valgfrit, men klar til at effektivisere yderligere
Det er muligt at tilslutte et AI-plugin, der kan hjælpe med processerne i sagsbehandlingen, herunder:
- Automatisk fremsøgning af følsomme oplysninger
- Redaction
- Opsummering af sagens indhold
Det er helt op til organisationen selv, om AI skal være en del af løsningen.
>> Læs mere om, hvordan vi arbejder med AI
Oplev Insight Tools Aktindsigter
Insight Tools Aktindsigter tilbydes som tillægsmodul til eksisterende Insight Tools-løsninger.
Kontakt os for en demonstration og en dialog om, hvordan Insight Tools Aktindsigter kan spille sammen med jeres sagsbehandlingssystemer og AI-strategi – og sparer jer mange timer i sagsbehandlingen uden at gå på kompromis med grundigheden.
