Blokeringsløsning i kommuners byggesagsarkiver skjuler mailadresser og telefonnumre over for borgerne
Løsningen PDF-indholdsblokker fra JO Informatik kan give mindre administration, bedre borgerservice og gør det lettere for byggesagsarkiver at overholde Datatilsynets seneste GDPR-retningslinier. Indtil videre har 25 kommuner erhvervet sig løsningen, og flere ser ud til at være på vej.
JO Informatik har for nogle år siden udviklet og gennemtestet en løsning, som i dag er højaktuel. Løsningen sikrer nemlig, at kommunale byggesagsarkiver og andre typer offentlige arkiver kan overholde senest Datatilsynets opdaterede GDPR-retningslinier, som trådte i kraft 1. januar 2022.
Løsningen hedder PDF-indholdsblokker og er blevet erhvervet af indtil videre 25 kommuner.
Datatilsynets nye praksis
På baggrund af en række sager om offentliggørelse af personoplysninger i forbindelse med behandling af byggesager har Datatilsynet fastlagt praksis for kommuners offentliggørelse af personoplysninger i offentligt tilgængelige webarkiver.
Og konklusionen er, at Datatilsynet ikke vil tillade, at e-mailadresser og telefonnumre er synlige over for borgerne i dokumenter fra 1. januar 2022 eller senere.
Så når borgerne henter dokumenter i en byggesag, skal e-mailadresser og telefonnumre være skjulte. Dog må en medarbejder fra byggesagsafdelingen fortsat gerne kunne se disse e-mailadresser og telefonnumre.
Datatilsynet stiller ikke specifikt krav om, at mails og telefonnumre skal være skjulte i dokumenter fra før 1. januar 2022.
En række kommuner har dog selv valgt også at skjule mails og telefonnumre også i ældre dokumenter med brug af PDF-indholdsblokker fra JO Informatik.
Bedre borgerservice og mindre administration
For lettere og mere systematisk at kunne håndtere dette, kan kommuner med PDF-indholdsblokker i realtid screene og rense de PDF-dokumenter, borgerne og professionelle downloader fra byggesagsarkiver – men uden at der bliver ændret i dokumenternes digitale originaludgaver.
For borgere og professionelle aktører betyder det, at de ved at logge sig ind med fx MitID kan betjene sig selv og dermed kan opleve en bedre service.
De steder, hvor der i dokumenterne optræder telefonnumre eller mailadresser på eksempelvis borgere, er disse oplysninger således fuldstændigt skjult med en fed, digital overstregning.
Med løsningen kan kommuner anvende mindre tid på administration, fordi de ikke længere manuelt behøver at screene for mails og telefonnumre. Og fordi oplysningerne stadig er tilgængelige i arkivet, lever det op til kravene i forbindelse med sager om aktindsigt.
Cloudbaseret webservice
PDF-indholdsblokker er en cloudbaseret webservice, der ikke kræver installation. Den kan integreres til FilArkiv-løsninger og løsninger fra andre leverandører.
En kommune skal således ikke installere noget for at tage PDF-indholdsblokker i brug. I stedet modtager kommunen blot en besked fra JO Informatik på det aftalte tidspunkt om, at løsningen nu er tændt og tilkoblet deres byggesagsarkiv.