JO Informatik hjalp Odder Kommune med datakonvertering
Odder Kommune indførte i 2013 et digitalt byggesagsarkiv (Filarkiv). Da kommunen tre år senere ville opdatere arkivet med de seneste års byggesager, opstod en række udfordringer da kommunen ikke løbende havde opdateret arkivet.
Hvis opdateringen skulle foretages manuelt, ville det have krævet rigtigt mange mandetimer. Desuden havde kommunen en deadline over for SKAT, som i forbindelse med ejendomsvurderinger skal kunne tilgå arkivet. Så det hastede med at sikre et opdateret byggesagsarkiv.
”I Odder Kommune valgte vi, at vores byggesagsarkiv skulle opdateres via en konvertering udført af JO Informatik. Denne konvertering skulle indlæse en lang række sager, som ikke tidligere var uploadet til Filarkiv, samt flette nye dokumenter ind eksisterende sager i filarkivet. Hagen var bare, at der ikke var helt styr på hvilken periode, der tidligere var uploadet byggesager og dokumenter for,” siger IT-Proceskonsulent Betina Bille fra Odder Kommune.
Problemet blev tydeligt, da den første prøvekonvertering på JO-Informatiks anbefaling blev udarbejdet. Mange dokumenter optrådte flere gange på de opdaterede sager, fordi der ikke var styr på, hvad der tidligere var blevet lagt i arkivet. Så udfordringen var omfattende.
Ligeledes var kommunen heller ikke helt skarpe på, hvilke dokumenttyper der skulle uploades i arkivet. Byggesagerne kom nemlig fra to forskellige afdelinger, som havde forskellige registreringssystematikker. Denne udfordring blev ligeledes tydeliggjort af prøvekonverteringen, som JO Informatik anbefalede at få gennemført.
For det tredje blev udtrækket af data fra kommunens system ikke foretaget på samme måde som i 2013. På grund af tidspres havde kommunen nemlig valgt at lave udtrækket på en anden måde.
Dog mente JO Informatik, at man godt kunne foretage et upload for Odder Kommune ud fra det nye format.
JO Informatik foretog yderligere prøvekonverteringer, der kunne vise, hvordan det endelige upload ville komme til at se ud. Disse testdata blev kontrolleret af Odder Kommune, der hele fem gange fandt nye udfordringer, som skulle løses inden den endelige prøvekonvertering blev godkendt og uploadet.
Og hver gang en udfordring meldte sig, fandt JO Informatik brugbare måder at løse dem på.
”JO Informatik er fagligt dygtige og utroligt professionelle, er hurtige til at justere funktionalitet og leverer til tiden. De har været en fantastisk hjælp til at få opdateret vores byggesagsarkiv. Deres indsats har sparet os for rigtigt mange arbejdstimer,” fastslår IT-Proceskonsulent Betina Bille fra Odder Kommune.