Med FilArkiv AI-plugin kan kommuner koble byggesagsarkivet direkte til egne fagsystemer og AI-værktøjer – uden at sende data til offentlige cloud-tjenester. Samtidig bliver det muligt at udtrække pseudonymiserede datasæt til AI-træning og analyse.
AI er på vej ind i kommunernes sagsbehandling, og kommunerne råder allerede over store mængder data, der kan gøre AI-løsninger mere relevante og anvendelige. Det gælder blandt andet historiske byggesager, lokalplaner og andre autoritative datakilder.
Derfor har vi udviklet FilArkiv AI-plugin, et nyt tillægsmodul til FilArkiv, der giver kommunerne kontrolleret adgang til byggesagsarkivet fra deres egne systemer og AI-værktøjer.
Fra søgning i arkivet til intelligente forespørgsler
FilArkiv AI-plugin bygger på den åbne standard MCP (Model Context Protocol), som gør det muligt for AI-assistenter og fagsystemer at hente data fra eksterne datakilder på en kontrolleret måde.
Det betyder, at kommunen ikke selv skal udvikle integrationer mellem FilArkiv og de AI-værktøjer eller sagsbehandlingssystemer, der skal bruge data fra arkivet.
Sagsbehandleren kan eksempelvis spørge:
“Giv mig en liste over byggesager om carporte i lokalplan nr 1.88 i Helsingør fra 2000 til i dag.”
FilArkiv AI-plugin kan kombinere oplysninger fra selve byggesagerne med blandt andet:
- Lokalplaner og deres geografiske udbredelse og indhold
- Danske grunddata, herunder BBR- og ejendomsoplysninger
- Geografiske data, så der kan søges på adresser, områder og afstande
- Sagsindholdet i FilArkiv, herunder tekst fra de enkelte dokumenter og sider
Sagsbehandleren får dermed et samlet svar baseret på flere relevante datakilder i stedet for at skulle skifte mellem en række forskellige systemer.
Brug byggesagerne til AI – uden at give køb på persondata
FilArkiv AI-plugin indeholder også en funktion til at danne datasæt fra kommunens historiske byggesager. Udtræk kan eksempelvis afgrænses efter sagstype, geografi eller periode og bruges til analyse eller træning af kommunens egne AI-modeller.
Her er pseudonymisering afgørende. I stedet for blot at overstregning eller fjerne oplysninger konverteres personnavne, firmanavne, vejnavne, adresser og lignende til konsistente, irreversibelt pseudonymiserede betegnelser – såkaldte digitale tvillinger.
Det betyder, at den samme person eller adresse får samme pseudonavn gennem hele datasættet. Relationer og sammenhænge i materialet kan derfor bevares, mens de oprindelige personoplysninger ikke indgår i datasættet.
Også billeder og grafiske elementer kan omsættes til tekstuelle beskrivelser, så information om eksempelvis et kort, en situationsplan eller en teknisk tegning kan indgå i datasættet.
Resultatet er et datasæt, der kan bruges til AI-træning og analyse, uden at kommunen behøver at udlevere det oprindelige arkivmateriale.
Sikkerheden er en del af løsningen
Når kommunale byggesager skal bruges sammen med AI, er det ikke nok, at teknologien virker. Kommunen skal også kunne have tillid til, hvor data befinder sig, hvem der har adgang, og hvad der sker med dem.
Derfor bygger FilArkiv AI-plugin videre på det sikkerheds- og databeskyttelsesfundament, kommunerne allerede kender fra FilArkiv.
Al AI-behandling foregår på FilArkivs egen GPU-server. Data sendes ikke til offentlige cloud-tjenester, og selve arkivet kopieres ikke ud af FilArkiv. Pluginnet udstiller svar og relevante oplysninger, når der bliver spurgt efter dem.
Samtidig er kommunikationen mellem systemerne krypteret, og alle forespørgsler, udtræk og datadelinger logges i en audit trail.
Ved hvert datasætudtræk følger desuden en redaction report, der dokumenterer, hvilke typer oplysninger der er pseudonymiseret, og i hvilket omfang. Det giver kommunen dokumentation, som blandt andet kan bruges i dialogen med databeskyttelsesrådgiver og tilsynsmyndigheder.
Kontrolleret adgang frem for ukontrolleret web-scraping
Vi oplever samtidig en stigende interesse for automatiseret indsamling af data fra FilArkiv Public. Web-scraping via scripts og robotter er ikke tilladt uden en databehandleraftale med kommunen.
FilArkiv AI-plugin giver i stedet rådgivere og andre eksterne samarbejdspartnere mulighed for at få adgang til relevante data gennem en autoriseret og kontrolleret kanal.
Kommunen bestemmer selv, hvem der får adgang til hvilke udtræk, og data kan deles via et specialdesignet API, et sikkert udvekslingsområde eller SFTP. Al udveksling er krypteret og sporbar.
Det giver kommunen mulighed for at åbne byggesagsdata for relevante AI- og analyseformål, samtidig med at kommunen bevarer kontrollen over data.
AI med udgangspunkt i kommunens egne data
FilArkiv AI-plugin kan blandt andet bruges til at:
- finde tidligere dispensationer fra en lokalplan baseret på sagsindhold, lokalplantekst og ejendomsdata
- samle relevante nabosager, miljødata og ejendomsoplysninger i forbindelse med forhåndsdialog om et byggeprojekt
- danne pseudonymiserede datasæt til træning af kommunens egne AI-assistenter
- give eksterne rådgivere adgang til pseudonymiserede data til eksempelvis analyse af sagsbehandlingstider og sagsflow
FilArkiv AI-plugin gør dermed kommunens eksisterende byggesagsdata tilgængelige i nye sammenhænge – med sikkerhed, databeskyttelse og kommunal kontrol som en integreret del af løsningen.
Vil du se, hvad FilArkivs AI-plugin kan gøre for jer?
FilArkiv AI-plugin tilbydes som tillægsmodul til eksisterende FilArkiv-løsninger.
Kontakt os for en demonstration og en dialog om, hvordan FilArkiv AI-plugin kan spille sammen med jeres sagsbehandlingssystemer og AI-strategi.
