Nu bliver det lettere at håndtere dubletter i forbindelse med aktindsigt. Med de nye dublet-funktioner i Insight Tools kan sagsbehandleren udsøge dubletter og automatisk overføre redactions fra ét dokument til dets dubletter.
Når man arbejder med aktindsigt, kan det samme dokument eller dele af et dokument optræde flere steder i materialet. Det betyder i praksis, at sagsbehandleren risikerer at skulle identificere og redigere de samme oplysninger flere gange.
Det er både tidskrævende og et oplagt sted at optimere arbejdsgangen.
Derfor introducerer vi nu nogle helt nye dublet-funktioner i Insight Tools – én af de funktioner, vores brugere har efterspurgt mest.
Find dubletterne og lav redactions én gang
En af de nye funktioner er muligheden for at udsøge dokumenter, der findes som dubletter i materialet i en given sag, fx en aktindsigts- eller byggesag, hvis dokumenter skal eftergås for fortrolige oplysninger, der skal overstreges eller fjernes inden udlevering.
Når sagsbehandleren herefter laver redactions i et dokument, kan de samme redactions overføres til dokumentets dubletter. Dermed skal den samme oplysning ikke identificeres og redigeres manuelt flere gange.
Det gælder også i mailtråde, hvor de nye dublet-funktioner ligeledes kan identificere gentagne forekomster og dermed sikre, at de redactes ens med et enkelt museklik.
“Vi har stor forståelse for, at det kan føles bøvlet at skulle lave det samme arbejde flere gange i den samme sag. Derfor er det også en ekstra glæde at kunne sige, at nu er muligheden der for at slippe for det – uden at gå på kompromis med sikkerheden,” fortæller direktør i JO Informatik, Jesper Olsen.
Det betyder en enklere arbejdsgang for sagsbehandleren og mindre tid brugt på gentagelser. Sagsbehandleren har dog fortsat kontrollen over selve sagen og de redactions, der skal foretages.
Tid sparet uden at gå på kompromis med grundigheden
Arbejdet med aktindsigter og byggesager kræver både faglig vurdering og grundighed. Derfor handler den effektivisering, som dublet-funktionerne bidrager til, ikke om at gøre arbejdet mindre grundigt, men om at bruge tiden dér, hvor sagsbehandlerens faglighed gør den største forskel.
Dublet-funktionaliteten automatiserer en del af det gentagne arbejde, så sagsbehandleren kan bruge mindre tid på at lave de samme redactions flere gange.
“Vi har udviklet de nye funktioner på baggrund af efterspørgsel fra brugerne, og de er et godt eksempel på, hvordan Insight Tools løbende udvikles med udgangspunkt i de arbejdsgange, sagsbehandlerne møder i praksis,” fortæller Jesper Olsen.
En efterspurgt funktion er nu klar – til alle
Dublet-funktionaliteten har været blandt de mest efterspurgte ønsker til Insight Tools. Det er ikke svært at forstå.
Derfor har vi også valgt, at funktionaliteterne skal være en del af kernefunktionerne i Insight Tools og tilgængelige for alle:
“Vores mission er at gøre det komplekse simpelt med innovativ og brugercentreret software. Derfor føles det helt naturligt, at vi skulle gøre funktionerne tilgængelige for alle,” afslutter Jesper Olsen.
Yderligere information
Bruger du allerede Insight Tools, så hold øje med nyhedsbrevet, hvor vi løbende inviterer til webinarer, der demonstrerer dublet-funktioner – eller prøv dem selv af i løsningen allerede nu.
Er du ikke kunde i dag, kan du booke en gratis og uforpligtende demo og se, hvordan Insight Tools kan digitalisere jeres behandling af bygge- og aktindsigtssager.
