Vi kender det alle sammen, flere og flere anmodninger om aktindsigt presser os i hverdagen. Du sidder med en masse dokumenter som skal samles – måske fra flere sager – der er noget tekst som skal skjules, da det indeholder personfølsomme oplysninger. Du bruger en masse tid på at gennemgå hvert enkelt dokument for cpr.nr., navne og ord, som kan indikere noget at teksten skal skjules. Du printer, streger over og scanner, hvorefter du ser teksten stadig ikke er helt væk, så printer, streger og scanner du igen. Når det hele så er færdigt, skal sagerne samles og sendes. Den indeholder måske personfølsomme oplysninger og skal sendes til digital postkasse, eller du sender til modtagerens mail og får en fejlmeddelelse tilbage, ”filen er for stor til at blive afleveret.”
FilArkiv Insight, er dit digitale værktøj til at lette arbejdsgangen. Her uploader du dine dokumenter, evt. via en integration til dit ESDH eller fagsystem – vi konvertere alle gængse filformater – vi laver en OCR-screening, og får dermed markeret cpr.nr. og ord du normalt ville bruge timer eller dage på at lede efter. Du kan nu, i én arbejdsgang, få alle de markerede ord overstreget, så de ikke kan genskabes af modtageren. Filens størrelse er ikke afgørende, da du sender et link til dokumenterne og ikke selve filen.
Dokumenterne er kun til gængelig for dig, og den du giver adgang til at se dem, og slettes igen når de er modtaget af anmoder, så de ikke ligger og fylder.
Løsningen har et meget højt sikkerhedsniveau, og lever selvfølgelig op til EU´s persondataforordning.
Du har desuden mulighed for, at kontrollere hvem der har åbnet de enkelte sager og dokumenter.
Kom og besøg os på Digitaliseringsmessen 2017, vi står klar i Hal A på stand A3 til at vise dig dette helt nye system.
